Algemene voorwaarden

Definities

– Bureau Puntuit B.V.; gevestigd te Haarlem en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87786516 hierna te noemen: “Puntuit”.
– Wederpartij die gebruik maakt van de diensten van Puntuit, een Overeenkomst sluit of een Offerte van opdrachtnemer heeft ontvangen, hierna te noemen “opdrachtgever”.
– Werkzaamheden & diensten: alle werkzaamheden waartoe aan Puntuit opdracht is gegeven, in de ruimste zin van het woord en daaronder in ieder geval inbegrepen de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
– deze Algemene Voorwaarden van Puntuit, hierna te noemen: “Algemene Voorwaarden”.
– Overeenkomst: geheel van afspraken tussen Puntuit en opdrachtgever, die schriftelijk zijn vastgelegd, doorgaans maar niet uitsluitend in de vorm van een offerte en bijlagen, waarvan steeds deze algemene voorwaarden deel uitmaken.

Toepasselijkheid

1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle door Puntuit verleende en te verlenen diensten, waaronder offertes en aanbiedingen, en op alle met Puntuit gesloten overeenkomsten.
1.2 Afwijking van deze Algemene Voorwaarden is slechts mogelijk, indien dat schriftelijk is overeengekomen. Indien een met Puntuit gesloten overeenkomst bepalingen bevat die afwijken van deze Algemene Voorwaarden, prevaleren deze bepalingen in de overeenkomst.
1.3. Indien de Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op de door Puntuit en opdrachtgever gesloten overeenkomst, zullen de Algemene Voorwaarden ook van toepassing zijn op alle opvolgende overeenkomsten.
1.4 De toepasselijkheid van Algemene Voorwaarden van de opdrachtgever of van derden is uitdrukkelijk uitgesloten.

Aanbod en overeenkomst

2.1 De aanbiedingen of prijsopgaves van Puntuit zijn vrijblijvend.
2.2. De prijzen in aanbiedingen of offertes zijn exclusief BTW.
2.3 Een overeenkomst tussen Puntuit en opdrachtgever komt tot stand indien de offerte van Puntuit door opdrachtgever is ondertekend of indien de Offerte van Puntuit door de opdrachtgever per e-mail is geaccordeerd, indien een opdracht van opdrachtgever schriftelijk is aanvaard en/of indien Puntuit op verzoek van opdrachtgever met de uitvoering van de opdrachten aanvang heeft gemaakt, op het moment van aanvang.
2.4 Puntuit is niet verplicht opdrachten uit te voeren of werkzaamheden te verrichten, indienen zolang Puntuit de overeenkomst niet ondertekend van opdrachtgever retour heeft ontvangen of dat de opdrachtgever de overeenkomst er e-mail aan Puntuit heeft geaccordeerd.
2.6. Aanvullingen op en wijzigingen van bepalingen in de overeenkomst binden Puntuit slechts nadat deze schriftelijk door Puntuit zijn aanvaard. Mondelinge toezeggingen van Puntuit binden Puntuit slechts nadat deze door haar schriftelijk zijn bevestigd.
2.7. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering daarvan noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de opdracht aanpassen. Indien een vaste vergoeding is overeengekomen, zal Puntuit daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomst een overschrijding van deze vergoeding tot gevolg heeft.

Informatieverstrekking door opdrachtgever

3.1 Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden welke Puntuit redelijkerwijs nodig acht voor de invulling van haar dienstverlening tijdig en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen aan Puntuit.
3.2 Opdrachtgever dient verder, uit eigen beweging tijdig alle informatie te verstrekken aan Puntuit, waarvan opdrachtgever weet, of redelijkerwijs behoort te weten, dat deze voor een correcte uitvoering van de opdracht van belang is of kan zijn.
3.3 Puntuit heeft het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment dat naar oordeel van Puntuit opdrachtgever aan deze verplichtingen heeft voldaan.
3.4 Indien opdrachtgever niet, niet tijdig of niet volledig voldoet aan de verplichting om Puntuit informatie te verstrekken of indien die informatie niet juist is, komen de gevolgen daarvan voor rekening en risico van opdrachtgever.

Duur, beëindiging, ontbinding van de overeenkomst

4.1 De overeenkomst voor bepaalde tijd en kan schriftelijk worden opgezegd uiterlijk één maand voorafgaand aan de einddatum van de overeenkomst. Indien de overeenkomst voor bepaalde tijd niet / niet tijdig schriftelijk is opgezegd dan wordt de overeenkomst automatisch voortgezet voor dezelfde periode.
4.3 De overeenkomst eindigt wanneer Puntuit de werkzaamheden, zoals beschreven in de overeenkomst, volledig heeft voltooid en opdrachtgever het bedrag ter zake van de werkzaamheden volledig heeft betaald.
4.4 De overeenkomst kan uitsluitend schriftelijk worden opgezegd.
4.5 Puntuit heeft het recht om de overeenkomst te ontbinden, of de overeenkomst tussentijds te beëindigen, indien er sprake is van een tekortkoming van de opdrachtgever in de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst, en de opdrachtgever deze tekortkoming niet binnen een redelijke termijn, na kennisgeving door Puntuit van die tekortkoming, volledig heeft hersteld. Hiervoor is niet vereist dat de tekortkoming toerekenbaar is.
4.6. Puntuit heeft in ieder geval het recht om de overeenkomst per direct te ontbinden of de overeenkomst tussentijds te beëindigen, zonder dat daartoe een voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling is vereist, in het geval van: a) (aanvraag van) faillissement; b) (aanvraag van) surseance van betaling; c) (gedeeltelijke) liquidatie. In het geval van ontbinding de overeenkomst door Puntuit, zijn alle vorderingen die Puntuit op opdrachtgever heeft of mocht verkrijgen terstond opeisbaar.
4.7. In geval er sprake is van overmacht in de zin van artikel 6:75 BW, die lager duurt dan één maand, zijn partijen gerechtigd de overeenkomst te beëindigen. Indien Puntuit bij het intreden van de overmacht gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of indien Puntuit als dan slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is Puntuit gerechtigd de reeds verrichte c.q. nog te verrichten diensten afzonderlijk te factureren en is opdrachtgever verplicht de desbetreffende factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.

Uitvoering van de opdracht

5.1 De diensten van Puntuit worden uitgevoerd naar beste kunnen en met zorg overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Op Puntuit rust een inspanningsverplichting.
5.2 Puntuit bepaalt door welke persoon of personen uit haar organisatie of uit haar kring van externe deskundigen de opdracht wordt uitgevoerd en op welke wijze. Puntuit zal zich ervoor inspannen dat een vertrouwenspersoon of een externe deskundige binnen 24 uur na de klacht / melding beschikbaar is. Is voor bepaalde diensten een termijn overeengekomen of opgegeven, dan is dit voor Puntuit geen fatale termijn.
5.3 Puntuit is te allen tijde gerechtigd om bij de uitvoering van de overeenkomst naar eigen inzicht hulppersonen en derden in te schakelen. In het geval Puntuit hulppersonen en/of derden inschakelt, zal Puntuit van deze hulppersonen en/of derden verlangen dat zij hun diensten uitvoeren naar beste kunnen en met zorg overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap, in overeenstemming met de maatschappelijk gangbare ethische normen en in overeenstemming met de kwaliteit die Puntuit zelf voor haar diensten hanteert.
5.4 Indien een opdrachtgever of een werknemer van opdrachtgever niet tevreden is over de vertrouwenspersoon, zal Puntuit zich eerst met de vertrouwenspersoon in overleg treden om te bezien op welke wijze de ontevredenheid kan worden weggenomen. Indien de opdrachtgever of de werknemer van opdrachtgever na een periode van 30 dagen, na eerste melding van ontevredenheid, nog steeds ontevreden is, zal Puntuit voor een andere gecertificeerde vertrouwenspersoon zorgen.
5.5 Zonder daarmee in gebreke te komen, kan Puntuit een verzoek tot wijziging van de opdracht weigeren, indien dit in kwalitatief opzicht gevolg zou kunnen hebben voor de door Puntuit te verlenen diensten.
5.6. Opdrachtgever aanvaart dat de tijdsplanning van de overeengekomen dienst kan veranderen.

Annulering van diensten (“afspraken”)

6.1 Een voor een individuele cliënt overeengekomen te verrichten dienst (“afspraak”) kan tot uiterlijk 48 uur (zijnde twee werkdagen) voor de overeengekomen dag van uitvoering bij Puntuit schriftelijk of telefonisch kosteloos worden geannuleerd.
6.2 Overeengekomen te verrichten diensten (bijvoorbeeld workshops of trainingen) die meer dan vijf deelnemers betreffen, kunnen tot uiterlijk 15 werkdagen voor de overeengekomen dag van uitvoering van de eerste in dat kader verrichten dienst door opdrachtgever bij Puntuit schriftelijk worden geannuleerd. Indien Puntuit, op het moment van het annuleren van de opdracht, voor de uitvoering van de opdracht onkosten heeft gemaakt, zoals kosten voor acteurs of externe accommodaties, zullen deze onkosten met een opslag van 15 % worden doorbelast aan opdrachtgever.
6.3. Puntuit is gerechtigd, voor alle overeengekomen diensten die niet of niet tijdig zijn geannuleerd, de gehele op de desbetreffende diensten van toepassing zijnde vergoeding en de in verband met de geannuleerde diensten gemaakte kosten, in rekening te brengen.
6.4 Indien Puntuit zelf een overeengekomen dienst te annuleert dan zal Puntuit direct met opdrachtgever in overleg treden voor het plannen van een nieuwe datum voor de uitvoering van haar diensten. Uitsluitend in het geval Puntuit de overeengekomen dienst annuleert op de overeengekomen dag van uitvoering zelf, kunnen de eventueel door opdrachtgever in redelijkheid reeds gemaakte kosten, indien schriftelijk gespecificeerd, in overleg met Puntuit worden vergoed.

Prijzen

7.1 De door Puntuit opgegeven prijzen zijn in euro’s en exclusief omzetbelasting en eventuele andere van overheidswege opgelegde heffingen.
7.2 Reistijd, reis-en verblijfskosten en andere opdracht gebonden onkosten worden in rekening gebracht. Voor reistijd wordt 50% van het geldende uurtarief in rekening gebracht. + kilometervergoeding van € 0,21 per kilometer.
7.3. Puntuit is gerechtigd om de prijzen en tarieven jaarlijks aan het begin van ieder kalenderjaar te indexeren gelijk aan de CBS-index. Daarnaast is Puntuit gerechtigd in het geval van een aanpassing van de kostprijsbepalende factoren, zoals personeelskosten, en door vanwege de overheid vastgestelde vergoedingen, belastingen en premies, met onmiddellijke ingang aan opdrachtgever door te belasten door middel van evenredige aanpassing van de door Puntuit gehanteerde prijzen.

Betaling

8.1 Facturen van Puntuit dienen binnen dertig (30) dagen na factuurdatum te worden betaald. In het geval het volledige bedrag niet uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum is bijgeschreven op de daarvoor bestemde bankrekening van Puntuit, is opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling per direct in verzuim. In geval van verzuim van opdrachtgever is Puntuit gerechtigd al haar verplichtingen per direct op te schorten. Indien betaling van het verschuldigde bedrag niet, niet tijdig of niet volledig plaatsvindt en Puntuit, in of buiten rechte, kosten maakt ter verkrijging van het nog verschuldigde, waaronder onder meer wordt verstaan de kosten voor het versturen van aanmaningen, is opdrachtgever daarvoor aan Puntuit een vergoeding verschuldigd die minimaal € 80,– bedraagt.
8.2 Betaling van een factuur strekt in de eerste plaats in mindering op de buitengerechtelijke kosten, vervolgens in mindering op de verschenen rente en tenslotte in mindering op de opeisbare hoofdsommen die het langst openstaan en de lopende rente, ook als opdrachtgever bij zijn betaling vermeldt dat die betrekking heeft op een latere factuur.
8.3 Bezwaar tegen facturen dienen binnen veertiendagen na datum ontvangstschriftelijk bij Puntuit te worden ingediend, op laste van verval van recht.
8.4 Puntuit is voornemens om in de toekomst gebruik te maken van een automatische (SEPA) afschrijvingen voor de betaling van haar abonnementen en diensten. Opdrachtgever stemt ermee in en geeft hierbij een volmacht aan Puntuit om in het kader van de overeenkomst tussen Puntuit en Opdrachtgever de door Opdrachtgever verschuldigde bedragen (periodiek) automatisch te laten afschrijven.

Aansprakelijkheid

9.1 Behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Puntuit, is iedere aansprakelijkheid van Puntuit beperkt tot een bedrag gelijk aan de door Puntuit aan de opdrachtgever verstuurde facturen voor de door Puntuit verrichte diensten over een periode van negen maanden voorafgaand aan die gebeurtenis.
9.2 Opdrachtgever is te allen tijde gehouden om door haar gestelde schade, waarvoor zij Puntuit aansprakelijk stelt, gemotiveerd en gespecificeerd schriftelijk te onderbouwen binnen een termijn van 30 dagen nadat de Opdrachtgever de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had behoren te ontdekken, op straffe van verval van het recht.
9.3 Voordat de Opdrachtgever overgaat tot het vorderen van schade van Puntuit, dient de Opdrachtgever Puntuit eerst ingebreke te stellen en Puntuit de gelegenheid te geven om binnen een redelijke termijn alsnog na te komen, dan wel de nadelige gevolgen van het tekortschieten en/of het onrechtmatig handelen, ongedaan te maken/te herstellen.
9.4 Alle aansprakelijkheidsbeperkingen of –uitsluitingen in de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden gelden niet in het geval de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Puntuit, haar leidinggevende en/of ondergeschikte(n).
9.5 Puntuit is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door, of die voortvloeit uit een of meer gedraging(en) van haar opdrachtnemers, onderaannemers of derden.
9.6 Opdrachtgever vrijwaart Puntuit BV voor alle aanspraken van derden (waaronder zijn werknemers) ter zake van een door Puntuit BV uitgevoerde overeenkomst, tenzij rechten komt vast te staan dat deze aanspraken een gevolg zijn van opzet of grove schuld van De Vertrouwenspersoon en opdrachtgever bovendien aantoont dat hem ter zake geen enkel verwijt treft.

Geheimhouding, Exclusiviteit en Vertrouwelijkheid

10.1 Puntuit en opdrachtgever zijn verplicht tot strikte geheimhouding van alle verkregen gegevens, informatie en kennis in het kader van (de uitvoering van) deze overeenkomst, waarvan redelijkerwijze dient te worden aangenomen dat deze vertrouwelijk is, tenzij openbaring noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of nakoming van een wettelijke bepaling of gerechtelijk bevel.
10.2 Puntuit en Opdrachtgever garanderen en staan ervoor in dat hun medewerkers en de door haar ingeschakelde opdrachtgevers zich aan dezelfde geheimhoudingsverplichting zullen houden.
10.3 Puntuit is gerechtigd de op basis van de uitgevoerde opdracht verkregen uitkomsten, mits die uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische doeleinden.
10.4 Met betrekking tot medische gegevens geldt het bepaalde in art. 88 van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg en in art. 7:457 van het Burgerlijk Wetboek.

Werknemers

11.1 Opdrachtgever stemt ermee in dat een werknemer of vrijwilliger van opdrachtgever naar eigen inzicht zelfstandig aan Puntuit een verzoek kan doen tot het hebben van één of meer gesprekken met een vertrouwenspersoon van Puntuit. De opdrachtgever zal deze gesprekken steeds vergoeden.
11.2 Opdrachtgever verbindt zich, ten behoeve van op locatie van opdrachtgever werkzame medewerker van Puntuit, een ingerichte, afgezonderde en afsluitbare werkplek beschikbaar te stellen, tenzij hier in de overeenkomst andere afspraken over worden gemaakt.
11.3 Gezien het gevoelige karakter van veel van de diensten van Puntuit, richt de werkzame medewerker van Puntuit zijn werkzaamheden volledig naar eigen inzicht in. Opdrachtgever zal zich onthouden van aanwijzingen die de uitvoering van de werkzaamheden van de werkzame medewerker van Puntuit kunnen beïnvloeden. Opdrachtgever zal zich niet bemoeien met de werkwijze en de uitvoering van de werkzame medewerker van Puntuit.
11.4 Puntuit zal haar werkzaamheden ten behoeve van werknemers (aard en duur) in haar facturen zo goed als mogelijk specificeren. Echter, gezien het gevoelige karakter van de diensten van Puntuit met betrekking tot de werknemers, en de privacyregels, zal Puntuit de inhoud van de gesprekken/adviezen, en de naam van de werknemer, niet in de factuur opnemen. De opdrachtgever stemt hiermee in.
11.5 Het is opdrachtgever niet toegestaan om de personen die zijn ingeschakeld door en/of werknemers van Puntuit bij de uitvoering van een overeenkomst en tot twee jaar na de beëindiging daarvan, bij hem te werk te stellen/te laten stellen uit hoofde van een arbeidsovereenkomst of anderszins (bijv. doormiddel van een opdrachtovereenkomst of detachering), tenzij door Puntuit opdrachtgever daarvoor van te voeren schriftelijk
toestemming heeft verleend.
11.6 Opdrachtgever verbeurt aan Puntuit een direct opeisbare boete van ad € 10.000,– per overtreding van in het vorige lid van dit artikel bepaalde. Daarnaast heeft Puntuit het recht om schadevergoeding te vorderen.

Intellectuele eigendomsrechten en nieuwsberichten

12.1 Het intellectuele eigendomsrecht van Puntuit producten, dienstenen van door Puntuit verstrekte informatie, tot stand gebrachte adviezen, overeenkomsten, modellen, rapporten en andere documenten zijn en blijven bij Puntuit en gaan nimmer over op de opdrachtgever. Puntuit geeft opdrachtgever toestemming deze te gebruiken in het kader van haar normale bedrijfsvoering.
12.2 Openbaarmaking kan alleen geschieden nadat Puntuit daartoe toestemming heeft verleend en met een juiste bronvermelding van de te publiceren gegevens.
12.3 Opdrachtgever geeft Puntuit toestemming om de getotaliseerde data te benutten voor publicitaire doeleinden. Dergelijke gegevens zullen nooit te herleiden zijn tot een specifieke opdrachtgever of een specifieke cliënt.
12.4 Puntuit maakt op haar internetsite melding van de merk- en handelsnamen en logo van een aantal van haar opdrachtgevers voor reclamedoeleinden. Partijen stemmen hierbij ermee in dat Puntuit en/of Opdrachtgever op hun internetsite reclame mogen maken van merk- en handelsnamen en logo van Opdrachtgever, respectievelijk Puntuit..
12.5 Partijen zullen naar buiten toe zich niet negatief uitlaten over elkaar.
12.6 Puntuit verstuurt van tijd tot tijd naar haar opdrachtgevers toe e-mails / informatie over haar werkzaamheden en activiteiten. Opdrachtgever stemt er hierbij in dat Puntuit naar haar deze e-mails / informatie mag versturen.

Klachtenregeling

13.1 Klachten van opdrachtgevers (en cliënten) over geleverde diensten van Puntuit worden behandeld conform de vigerende klachtenregeling van Puntuit en met inachtneming van artikel 5.4 van deze algemene voorwaarden. De klachten kunnen worden gemeld door deze te mailen naar klacht@bureaupuntuit.nl. Puntuit zijn aanspreekbaar op de kwaliteitsprincipes en uitgangspunten zoals opgenomen in: De gedragscode van de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen;
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (01-05-2018).
13.2 Als Puntuit een klacht over onze rol als vertrouwenspersoon ongewenst gedrag met elkaar niet tot een goed einde kunnen brengen binnen een termijn van drie maanden, kun de betreffende persoon gelieerd aan de opdrachtgever deze klacht voorleggen aan de Commissie van Toezicht van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen. Als de Commissie oordeelt dat de klacht gegrond (terecht) is kan zij het Bestuur van de LVV adviseren om maatregelen te nemen.Adres: Secretariaat LVV Klachtencommissie, Postbus 2016, 7420 AA Deventer.

Overig

14.1 De opdrachtgever doet afstand van zijn recht om de overeenkomst en / of Algemene Voorwaarden te ontbinden, te vernietigen, op te schorten en/of te verrekenen.
14.2 De ongeldigheid van een bepaling uit de overeenkomst en/of uit deze Algemene Voorwaarden heeft geen gevolgen voor de geldigheid van de overige bepalingen van de overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden.
14.3 Indien in rechte komt vast te staan dat een of meer artikelen uit de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden ongeldig of op andere wijze niet verbindend zou zijn, zullen Puntuit en opdrachtgever in gezamenlijk overleg en in de geest van de overeenkomst en/of deze Algemene Voorwaarden deze aanpassen in bepalingen die zo min mogelijk verschillen van de betreffende niet-verbindende artikelen.
14.4 Verplichtingen, welke naar hun aard bestemd zijn om ook na het einde van de overeenkomst voort te duren, blijven na het einde van de overeenkomst bestaan. Onder deze verplichtingen wordt in elk geval maar niet uitsluitend verstaan de verplichtingen uit hoofde van het geheimhoudings- en relatiebeding.
14.5 Alle mededelingen in verband met afspraken tussen partijen uit hoofde van de overeenkomst dienen, om hun werking te hebben, schriftelijk te geschieden. Onder “schriftelijk” wordt verstaan, per (aangetekende) brief of per e-mail.

Toepasselijk recht en bevoegde rechter

15.1 Op de overeenkomst en de verhouding tussen Puntuit en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Alle geschillen welke tussen opdrachtgever en Puntuit ontstaan zullen in eerste instantie worden beslecht door Rechtbank Amsterdam.

November 2023

Bureau Puntuit BV
E. info@bureaupuntuit.nl
W. www.bureaupuntuit.nl
T. 023 – 2010 219

Rijksstraatweg 165
2024 DE Haarlem

Kvk 87786516
BTW NL864405819B01
Bank: NL 61 BUNQ 2077 9711 85